Projektzeit richtig kalkulieren: Nie mehr unter Wert arbeiten

Wenn du als Freelancer oder Soloselbstständiger arbeitest, kennst du das Problem: Projekte dauern länger als gedacht – aber du bekommst trotzdem nur den ursprünglich vereinbarten Preis. Am Ende bleibt weniger übrig, als du geplant hattest. Wir zeigen dir, wie du deine Projektzeit realistisch kalkulierst, damit du nicht unter Wert arbeitest – und dein Business langfristig rentabel bleibt.

Warum du dich oft verschätzt

In kreativen oder technischen Projekten gibt es viele unsichtbare Zeitfresser:

• Rücksprachen mit dem Kunden
• Wartezeiten für Feedback
• Änderungen und Korrekturschleifen
• Technische Probleme
• Aufgaben, die du vergessen hast einzuplanen (z. B. Datensicherung, Übergabe, Dokumentation)

Wenn du diese Punkte nicht in deiner Kalkulation berücksichtigst, arbeitest du unter dem Strich für weniger Geld, als du verdienst.

Die richtige Kalkulationsstrategie

Wir empfehlen dir, bei der Projektkalkulation in Aufgabenblöcken zu denken und jede Phase realistisch zu bewerten:

• Briefing & Kommunikation
  Plane Zeit für E-Mails, Videocalls und Abstimmungen ein. Auch das ist Arbeit – und oft mehr als gedacht.
• Konzept & Vorbereitung
  Recherchen, Planungen, Datenaufbereitung
• Umsetzung
  Hier hast du meistens eine gute Vorstellung vom Aufwand. Multipliziere deine Einschätzung trotzdem mit einem Sicherheitsfaktor (z. B. 1,3).
• Korrekturen & Anpassungen
  Egal wie gut du arbeitest: Änderungswünsche kommen immer. Kalkuliere mindestens 1 bis 2 Korrekturschleifen fest ein.
• Abschluss & Übergabe
  Finales Testing, Export, E-Mail mit Anleitungen, Rechnung schreiben – auch das gehört zur Projektzeit.

Puffern ist kein Luxus

Wir alle wollen pünktlich liefern. Aber das funktioniert nur, wenn du Pufferzeiten einbaust: Für Unvorhergesehenes, für Krankheit, für andere Kunden. Gute Faustregel: 10 bis 20 % Pufferzeit zusätzlich einplanen.

Mach den echten Aufwand sichtbar

Nutze Tools wie z. B. timeBuzzer zur Zeiterfassung, auch wenn du pauschal abrechnest. So lernst du mit der Zeit, deine Projekte besser einzuschätzen. Und wenn ein Kunde fragt, warum ein Projekt so viel kostet, hast du konkrete Argumente.

Unter Wert zu arbeiten, hilft niemandem. Du verlierst Motivation – und der Kunde bekommt langfristig nicht die Qualität, die er verdient.