Reaktionszeiten im Alltag: So wirst du erreichbar, aber nicht überfordert

Ständig erreichbar zu sein gehört für viele Freelancer zum Alltag – aber zu welchem Preis? In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Reaktionszeiten sinnvoll steuerst, deinen Support besser organisierst – und trotzdem professionell auftrittst.

Du musst nicht sofort antworten

Gerade im IT- oder Kreativbereich erwarten viele Kunden schnelle Antworten. Doch eine ständige Sofort-Reaktion ist nicht nur ungesund, sondern oft auch kontraproduktiv. Wenn du auf jede E-Mail innerhalb von Minuten antwortest, „trainierst“ du deine Kund/innen genau darauf – und setzt dich selbst unter Dauerstress.

Wichtiger Grundsatz: Schnelligkeit ist gut, Verlässlichkeit ist besser. Lieber in planbaren Zeitfenstern reagieren als rund um die Uhr springen.

Definiere Reaktionszeiten

Leg Zeitfenster fest, in denen du E-Mails und Supportanfragen bearbeitest, z. B. vormittags von 9 bis10 Uhr und nachmittags von 15 bis 16 Uhr. Kommuniziere das offen auf deiner Website oder in deinem E-Mail-Footer. Manchmal reicht auch ein kurzer Hinweis wie  „Antworten innerhalb von 24 Stunden (werktags)“, um den Druck zu senken – auf beiden Seiten.

Automatische Antworten als Brücke

Ein Autoresponder ist kein Zeichen von Abwesenheit, sondern von Professionalität. Er informiert deine Kund/innen, dass ihre Nachricht angekommen ist und wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Ein Beispiel für eine freundliche Auto-Reply:

Hallo und danke für deine Nachricht!
Ich melde mich werktags in der Regel innerhalb von 24 Stunden zurück.
Für besonders dringende Anliegen erreichst du mich telefonisch unter …
Viele Grüße, [Dein Name]

Priorisieren statt hetzen

Nicht jede Anfrage muss sofort beantwortet werden. Lerne, deine E-Mails grob zu priorisieren, z. B.:

• A: Sofort wichtig (z. B. kritischer Bug beim Kundenprojekt)
• B: Innerhalb eines Tages (z. B. Angebotsnachfrage)
• C: Kann warten (z. B. Newsletteranmeldung, Rückfragen)

Wenn du ein Ticketsystem wie Simple Ticket nutzt, kannst du Tickets priorisieren oder diesen verschiedene Rubrik zuordnen.